Chương trình nghị sự là gì? Bài viết dưới đây sẽ giải thích về bản chất của chương trình nghị sự và cung cấp một số gợi ý để tạo ra một chương trình nghị sự hoàn hảo, giúp bạn nổi bật trong mắt ban lãnh đạo và đồng nghiệp.
Chương trình nghị sự là gì?
Dưới đây là các khái niệm về Lịch trình và cách phân biệt nó với một số thuật ngữ khác.
Định nghĩa
Agenda, còn được gọi là nhật ký công tác hoặc chương trình nghị sự, bao gồm các công việc cần thực hiện và các kế hoạch làm việc. Tài liệu này được sử dụng để ghi lại các quá trình thảo luận của các thành phần tham dự một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đầy đủ.
Agenda là thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, được sử dụng để chỉ những vấn đề cần giải quyết ngay trong các cuộc họp hoặc hội nghị. Nó đơn giản hơn là những vấn đề phát sinh cần được xem xét và thảo luận.
Khi đi kèm với những từ khác trong ngữ cảnh khác nhau, việc cho ví dụ về Agenda sẽ tạo ra những nghĩa khác nhau. Ví dụ, Event agenda có nghĩa là Chương trình sự kiện, Environmental agenda có nghĩa là Chương trình nghị sự môi trường, Feminist agenda có nghĩa là Chương trình nghị sự nữ quyền, và Meeting agenda’ title chính là tiêu đề biên bản cuộc họp. Ngoài ra, còn có My agenda là nhật ký của tôi và nhiều ví dụ khác.
Đừng nhầm lẫn lịch trình với các từ sau
Có lẽ bạn đã hiểu khái niệm Agenda dựa trên những gì tôi đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, bạn cũng cần phân biệt được Agenda với một số từ tương đồng khác. Điều này thường gây khó khăn và nhầm lẫn cho nhiều người.
pbec.biz sẽ cung cấp một số từ có ý nghĩa tương tự với Agenda để bạn có thể phân định.
- Lịch trình thường được hiểu như một kế hoạch hoặc lịch trình, tương tự như agenda. Tuy nhiên, agenda được sử dụng phổ biến hơn trong công việc và có thể dùng để mô tả một kế hoạch quan trọng trong tương lai.
- Nhật ký, được viết hàng ngày, bao gồm ngày tháng năm và khoảng trống để ghi chú.
- Lịch trình: thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn với thuật ngữ Nhiệm vụ nhiều nhất, nhưng Lịch trình thường chỉ đề cập đến một khoảng thời gian cụ thể, ít thay đổi, trong khi Nhiệm vụ lại thường bao gồm nhiều nội dung đa dạng hơn.
Ngoài ra, còn có một số từ khác cũng có nghĩa tương tự với từ “Agenda” như: Program – chương trình, plan – kế hoạch, outline – đề cương, memo – ghi nhớ, schema – lược đồ, itinerary – hành trình, calendar – lịch, v.V.
Những thành phần cần có trong một lịch trình
Một bản lịch trình hoàn chỉnh và hấp dẫn sẽ phản ánh tính chuyên nghiệp trong quá trình chuẩn bị. Hơn nữa, người đọc sẽ dễ dàng hiểu và theo dõi để quản lý công việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Dưới đây là những thành phần cần có trong một lịch trình.
Đề mục cuộc họp
Cần đặt tiêu đề của một mẫu Agenda ở đâu và cách thể hiện như thế nào? Tiêu đề phải đặt ở đầu trang và cần dễ hiểu, ngắn gọn, tập trung vào nội dung chính của cuộc họp, bao gồm người tham dự và vấn đề được thảo luận.
Nên chú ý lựa chọn font chữ cho tiêu đề sao cho rõ ràng, dễ nhìn và kích thước phải lớn hơn các phần khác trong văn bản.
Thời gian, địa điểm và thành phần tham gia
Dưới đây là danh sách các mục tiêu tiếp theo trong Agenda, chúng cần được đưa ra ngay dưới tiêu đề biên bản cuộc họp. Hãy viết chi tiết và đầy đủ để sau này dễ dàng theo dõi quá trình, tiến độ công việc và tránh gặp khó khăn khi tìm kiếm.
Agenda cần có thông tin chi tiết về ngày, tháng, năm diễn ra cuộc họp và địa điểm cụ thể như tòa nhà, số phòng, tầng lầu, v.V.
Nội dung của chương trình
Chương trình Agenda được phân chia thành các mục cụ thể và sắp xếp theo thứ tự thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng. Đồng thời, cần thêm vào danh sách tên của những người tham gia để tránh trường hợp họ rời khỏi cuộc họp giữa chừng, từ đó tăng cường trách nhiệm và khả năng tập trung của mỗi người.
Một ghi chú khác về việc ước lượng thời gian cho mỗi chủ đề thảo luận, dựa trên các khoảng thời gian bao gồm việc giới thiệu chủ đề cuộc họp, giải đáp câu hỏi, giải quyết và thuyết phục quan điểm khác nhau, đề xuất giải pháp và lên phương án hành động sau khi hoàn tất thảo luận và ra quyết định.
Ước tính giúp phân chia thời gian hợp lý và giúp cuộc họp trở nên hiệu quả, năng suất hơn.
Hướng dẫn xây dựng một kế hoạch cho cuộc họp thành công
Nếu không chuẩn bị trước trước khi chủ trì một buổi họp, mọi thứ sẽ trở nên mờ nhạt và lãng phí thời gian của cả nhóm. Các vấn đề này bắt nguồn từ việc thiếu một kế hoạch họp hiệu quả.
Một chương trình làm việc hiệu quả đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì cần diễn ra trong cuộc họp. Nó giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị, phân bổ thời gian một cách thông minh, thu hút sự quan tâm của mọi người về cùng một chủ đề và xác định thời điểm cuộc thảo luận có thể kết thúc.
Dù bạn tổ chức một cuộc họp ngắn hay dài, bạn có thể sử dụng các bước sau để hỗ trợ chương trình làm việc:
Định rõ mục đích của cuộc họp
Trước khi bắt đầu thực hiện mục tiêu của bạn, hãy đảm bảo rằng mục đích của cuộc họp đã được xác định rõ ràng và tất cả các nhiệm vụ bạn muốn đề cập đều có liên quan đến mục tiêu của bạn.
Hãy đảm bảo mục đích bạn đặt ra có thể đạt được để nâng cao hiệu quả cuộc họp của bạn.
Ví dụ: Mục đích cuộc họp là phê duyệt ngân sách chi tiêu hàng tháng vào quảng cáo công ty. Điều này dễ thực hiện hơn việc cải thiện tổng chi tiêu. Mục tiêu cụ thể và khả thi hơn so với những mục tiêu quá lớn và không phù hợp với khả năng và điều kiện của công ty.
Hỏi quan điểm của người tham gia về vấn đề họ muốn bàn luận
Nếu bạn muốn giữ sự tham gia của những người được mời tham dự trong suốt cuộc họp, hãy thăm dò ý kiến của họ trước để đảm bảo rằng cuộc họp đáp ứng được nhu cầu của họ. Bạn có thể yêu cầu họ đề xuất các chủ đề mà họ muốn thảo luận hoặc các câu hỏi mà họ muốn được trả lời.
Sau khi thu thập danh sách các ý kiến từ các thành viên tham gia, bạn có thể xem xét chúng và quyết định những mục cụ thể sẽ được lựa chọn.
Liệt kê danh sách các câu hỏi mà bạn muốn có câu trả lời
Khi bạn đã biết được mục tiêu của cuộc họp và có một số ý tưởng về các chủ đề bạn muốn đề cập, hãy tạo danh sách các câu hỏi mà bạn đã có câu trả lời trong buổi họp. Một số chương trình họp chỉ cần đề cập đến một chủ đề bằng một cụm từ đơn giản, ví dụ: “thiết bị cho thuê”.
Tuy nhiên, bạn có thể giải thích mục đích của từng danh mục trong mẫu Agenda bằng cách sắp xếp các điểm thảo luận thành câu hỏi. Ví dụ, bạn có thể đặt câu hỏi như sau: “Khi nào chúng ta nên xem xét việc thuê thiết bị thay vì mua nó?”
Nhằm đảm bảo bạn đang khuyến khích cuộc thảo luận và thu thập đầy đủ thông tin cho mỗi chủ đề trong chương trình nghị sự.
Định rõ mục tiêu của mỗi nhiệm vụ
Khi tham gia cuộc họp, mọi nhiệm vụ cần được thực hiện đều có mục đích riêng. Thông thường, có ba mục đích chính là chia sẻ thông tin, tìm kiếm nguồn gốc vấn đề và đưa ra quyết định. Trước khi bắt đầu, hãy ghi lại mục đích của từng nhiệm vụ trong chương trình Agenda của bạn.
Bước này sẽ giúp các thành viên tham gia cuộc họp biết khi nào bạn mong muốn họ đóng góp ý kiến và thời điểm để đưa ra quyết định.
Xác định người đảm nhận vai trò lãnh đạo cho mỗi chủ đề
Có thể có người không phải là trưởng nhóm chịu trách nhiệm dẫn dắt cuộc thảo luận về các chủ đề trong buổi họp. Nếu bạn muốn người khác tổ chức cuộc họp cho nhóm, bạn có thể xác định chúng theo các chủ đề mà họ đang thực hiện.
Đảm bảo buổi họp diễn ra suôn sẻ và tất cả mọi người chịu trách nhiệm của mình.
Dự đoán thời gian thảo luận cho mỗi vấn đề
Tiếp theo là ước tính thời gian bạn dự định dành cho mỗi nhiệm vụ. Phần này của Agenda Event đảm bảo bạn có đủ thời gian để trình bày tất cả các chủ đề đã được lên kế hoạch cho cuộc họp của mình. Nó cũng giúp người tham gia tham khảo, điều chỉnh nhận xét và câu hỏi của họ để phù hợp với khung thời gian.
Bạn có thể tăng cường hiệu suất thời gian của mình bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho các mục tiêu mà bạn dự đoán sẽ mất nhiều thời gian để thảo luận, hoặc lên lịch cho các danh mục đặc biệt quan trọng trong cuộc thảo luận để đảm bảo giải quyết hoàn toàn các vấn đề chính.
Nếu có nhiều người tham gia cuộc họp, bạn có thể hạn chế thời gian cho một số chủ đề cụ thể, nhằm tăng tính hợp lý trong cuộc trò chuyện, khuyến khích việc ra quyết định nhanh chóng khi cần thiết và duy trì lịch trình cuộc họp theo đúng kế hoạch.
Tóm tắt cuộc họp
Dành ít thời gian để kết thúc mỗi cuộc họp bằng cách đánh giá, giúp mọi người hiểu rõ hơn về quyết định và thông tin đã được thảo luận, từ đó có thể thực hiện các bước tiếp theo sau cuộc họp.
Trong quá trình đánh giá, bạn và những người tham dự cuộc họp cần xem xét những điểm tích cực và những điểm cần cải thiện. Bằng việc dành ít phút để suy nghĩ về những câu hỏi này, bạn có thể đảm bảo cuộc họp tiếp theo sẽ được thực hiện hiệu quả hơn.
Một ví dụ về lịch trình mẫu cho chương trình hiệu quả
Bản mẫu cuộc họp.
Dưới đây là mẫu Lịch trình mà bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với hầu hết các cuộc họp.
CUỘC HỌP THỜI GIAN LÀM VIỆC.
Ngày:.
Thời gian:…….
Địa điểm:.
CHI TIẾT LỊCH TRÌNH.
Mục tiêu:.
Mô tả mục một trong chương trình hội nghị.
Thời gian:…….
Mục đích:……
Dẫn dắt:……
A. Nhận định.
B. Nhận định.
C. Đánh giá.
2. Miêu tả phần thứ hai trong chương trình hội thảo.
Thời gian:…….
Mục đích:……
Dẫn dắt:……
A. Nhận định.
B. Nhận định.
C. Đánh giá.
3. Miêu tả phần thứ ba trong chương trình hội nghị.
Thời gian:…….
Mục đích:……
Dẫn dắt:……
A. Nhận định.
I. Nhận xét bổ sung thêm.
iI. Nhận xét bổ sung thêm.
B. Nhận định.
C. Đánh giá.
4. Trình bày phần thứ tư trong chương trình hội nghị.
Thời gian:…….
Mục đích:……
Dẫn dắt:……
A. Nhận định.
B. Nhận định.
C. Đánh giá.
5. Miêu tả phần năm của chương trình hội thảo.
Thời gian:…….
Mục đích:……
Dẫn dắt:……
A. Nhận định.
I. Nhận xét bổ sung thêm.
iI. Nhận xét bổ sung thêm.
iiI. Nhận xét bổ sung thêm.
B. Nhận định.
C. Đánh giá.
6. Đánh giá hoàn thành cuộc họp.
Thời gian:…….
Mục đích:……
Dẫn dắt:……
A. Chúng ta đã thực hiện được những gì trong cuộc họp này?
B. Chúng ta nên thực hiện những hoạt động khác hoặc cần cải tiến gì trong cuộc họp tiếp theo?
Một số câu hỏi thường gặp (FAQ) liên quan
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp (FAQ) liên quan đến chương trình nghị sự:
- Chương trình nghị sự là gì?
- Chương trình nghị sự là một sự kiện hoặc chuỗi các sự kiện có mục đích tổ chức để thảo luận và trao đổi ý kiến về các vấn đề quan trọng. Thông thường, nó bao gồm các buổi diễn thuyết, thảo luận, và các hoạt động liên quan.
- Làm thế nào để tham gia chương trình nghị sự?
- Thông thường, bạn có thể đăng ký tham gia trực tuyến qua trang web của chương trình hoặc liên hệ với tổ chức trực tiếp để biết thêm thông tin về việc đăng ký.
- Chương trình nghị sự mang lại lợi ích gì?
- Chương trình nghị sự mang lại cơ hội cho người tham gia để học hỏi, chia sẻ ý kiến, và xây dựng mối quan hệ. Nó có thể cung cấp thông tin mới, giải pháp cho các thách thức, và tạo ra không khí tương tác tích cực.
- Làm thế nào để đề xuất một chủ đề cho chương trình nghị sự?
- Thông thường, tổ chức sẽ cung cấp thông tin về cách đề xuất chủ đề. Điều này có thể bao gồm việc điền vào một biểu mẫu trực tuyến hoặc liên hệ trực tiếp với tổ chức để đề xuất ý tưởng của bạn.
- Làm thế nào để trở thành diễn giả tại chương trình nghị sự?
- Nếu bạn muốn trở thành diễn giả, bạn có thể kiểm tra thông báo tuyển chọn của chương trình hoặc gửi đề xuất của mình về nội dung bạn muốn chia sẻ.
- Chương trình nghị sự có phí không?
- Điều này phụ thuộc vào từng chương trình. Một số chương trình có thể miễn phí hoặc yêu cầu đăng ký phí. Thông tin này thường được cung cấp trước qua trang web hoặc liên hệ với tổ chức.
- Làm thế nào để theo dõi lịch trình và thông tin cập nhật của chương trình nghị sự?
- Thông thường, bạn có thể theo dõi lịch trình và nhận thông tin cập nhật qua trang web chính thức của chương trình, email thông báo, hoặc các kênh truyền thông xã hội mà chương trình sử dụng.
Phần kết luận
pbec.biz mang đến những thông tin có mục đích củng cố hiểu biết về khái niệm “Agenda” và hướng dẫn cụ thể để tạo ra một bản Agenda đầy đủ và chuyên nghiệp trong bối cảnh công việc. Họ cung cấp tài liệu hữu ích để giải thích khái niệm Agenda là gì, và sau đó, hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng một bảng kế hoạch công việc hoàn chỉnh.
Bằng cách này, pbec.biz không chỉ giúp người đọc hiểu rõ hơn về khái niệm Agenda mà còn hỗ trợ họ trong việc thực hiện và thiết kế một Agenda chuyên nghiệp, phản ánh đầy đủ các hoạt động và nhiệm vụ cần thực hiện trong công việc. Đồng thời, họ khuyến khích người đọc truy cập pbec.biz để có thêm nhiều thông tin hữu ích và tìm kiếm cơ hội việc làm phù hợp với bản thân.